為進一步做好我校干部人事檔案工作，加強干部人事檔案規(guī)范化管理，有效地保護和利用檔案，使干部人事檔案更好地為組織人事工作服務(wù)，根據(jù)中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》、中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》以及省委組織部的有關(guān)文件精神，結(jié)合我校實際，特制定本規(guī)定。

 一、干部人事檔案材料收集歸檔

（一）收集范圍

  根據(jù)中組部有關(guān)文件規(guī)定,以下各類材料屬于干部人事檔案內(nèi)容,各單位及個人應(yīng)及時送交校組織部干部人事檔案室歸檔,不得零散保存。

  1．在干部人事工作中形成的履歷表、各類人員登記表等材料。

  2．自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。

  3．鑒定、考核、考察材料。

  4．學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)習(xí)成績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料。

  5．入黨、入伍、參軍、入學(xué)等方面的政審材料，更改姓名、民族、出生日期、參加工作時間等的審查材料。

  6．黨團材料

  （1）中國共產(chǎn)黨入黨志愿書（已批準轉(zhuǎn)正的）、入黨申請書、入黨轉(zhuǎn)正申請、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明；

  （2）黨員登記表，民主評議黨員登記表（獲優(yōu)秀黨員稱號的黨員、民主評議黨員中認為不合格的黨員、違紀受到紀律處分的黨員）；

  （3）取消預(yù)備黨員資格的組織意見、退黨材料；

  （4）加入民主黨派的有關(guān)材料。

   7．獎勵材料。

   8．處分材料。

   9．工資、任免、錄用、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、待遇、離退休等工作中形成的有關(guān)材料。

   10．出國（境）人員審批表、備案表及回國后的鑒定。

   11．黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團體代表會及民主黨派代表會的代表登記表。

   12．其他可供組織參考且有保存價值的材料，如確定致殘等級的有關(guān)材料，辦理喪事形成的有關(guān)材料。

 （二）收集方法

   1．組織、人事、紀檢監(jiān)察、審計、統(tǒng)戰(zhàn)以及各院系和有關(guān)單位，應(yīng)建立健全干部人事檔案材料歸檔制度，指定專人負責(zé),及時向組織部干部人事檔案室提供新形成的干部人事檔案材料。

   2．形成干部人事檔案材料的部門及個人，在形成材料后的1個月內(nèi)，按要求將材料送交干部人事檔案室。

   3．組織人事部門，應(yīng)根據(jù)工作需要，適時布置填寫全校教職工履歷表或履歷補充表，及時充實檔案內(nèi)容。

   4．干部人事檔案室應(yīng)經(jīng)常與各形成干部人事檔案材料的有關(guān)部門及負責(zé)人聯(lián)系，以及時掌握信息，不失時機地收集新形成的干部人事檔案材料，使檔案能及時、準確、全面的反映每個人的真實情況。

  （三）歸檔要求及有關(guān)手續(xù)

   1．歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人簽字、有形成時間。

   2．歸檔的材料，凡規(guī)定應(yīng)由組織蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料，一般應(yīng)有本人簽字。特殊情況下，本人見面后未簽名的，由組織注明。

   3．凡個人所寫材料，如履歷表、自傳、思想總結(jié)等，必須有本人的簽字及時間。

   4．凡組織上形成的材料，如獎懲、晉升、任命等審批表，必須注明批準機關(guān)名稱，有形成時間或文號。出國出境審查表，要注明出去和返回時間及出去目的。

   5．干部人事檔案材料的載體一般應(yīng)使用16開（19×26厘米）規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2—2.5厘米裝訂邊。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水或復(fù)寫紙書寫。除電傳材料需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。如確需復(fù)印件存檔的，須經(jīng)組織部與原件驗證后蓋章方能認可。

   6．凡送歸干部人事檔案室的檔案材料，歸檔前送歸材料單位應(yīng)認真執(zhí)行以上規(guī)定。如無問題，需填寫歸檔材料登記表一式兩份，送歸材料在三份以內(nèi)的由檔案工作人員登記歸檔。

   7．凡送歸的干部人事檔案材料應(yīng)由干部人事檔案室工作人員與送歸材料人逐單位、逐人、逐份審查核對，經(jīng)審查無誤，雙方簽字方可歸檔。

  （四）監(jiān)督檢查

   1．各部門應(yīng)加強對干部人事檔案材料收集歸檔工作的監(jiān)督和檢查，支持檔案管理人員的工作，保證收集歸檔工作順利進行。

   2．為維護干部人事檔案的真實性，各單位對送交的歸檔材料，要嚴格審查，防止不符合歸檔要求的材料進入個人檔案。對偽造檔案材料，涂改檔案內(nèi)容的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以清除，并根據(jù)情節(jié)輕重，追究當事人責(zé)任。

   3．干部人事檔案工作人員，要忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策、認真鑒別、嚴格把關(guān)、保守機密、積極主動、認真負責(zé)地做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作。

  二、干部人事檔案的提供利用

 （一）提供利用的范圍

  干部考察、任免、調(diào)配、考研、貨幣分房、政審、出國（境）審查、紀檢監(jiān)察審計案件審理工作；更改出生年月、參加工作時間和入黨、團時間；辦理離退休、調(diào)資、待遇、獎懲、治喪等事宜，可查閱干部人事檔案。

 干部子女親屬升學(xué)、招工、參軍、入黨入團等政審不得查閱干部人事檔案，確實需要了解有關(guān)情況時，一般只提供其父母及其親屬的政治面貌、現(xiàn)任職務(wù)以及相關(guān)的內(nèi)容。

  （二）提供利用必須遵守的規(guī)定

   1．校內(nèi)單位查閱人凡因工作需要查閱檔案,須派兩名中共黨員，填寫《查閱干部人事檔案審批表》，由黨總支或處領(lǐng)導(dǎo)簽署意見,方可查閱。處級以上干部的檔案,因特殊情況需要查閱時,必須經(jīng)組織部領(lǐng)導(dǎo)同意。

   2．校外人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信、填寫《查閱干部人事檔案審批表》，辦理審批手續(xù)后，方可由兩名中共正式黨員查閱。

   3．人事部門因工作需要查閱檔案，可直接辦理查閱登記手續(xù)查閱檔案。

   4．未經(jīng)批準不得抄錄或復(fù)制檔案材料，任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

   5．檔案材料一般不外借，如有特殊情況確需借用的，要說明理由，嚴格辦理審批手續(xù)后，方可借用。借用時間一般不超過15天。對借用的檔案，要嚴格保密，妥善保存，限期歸還，不準交無關(guān)人員翻閱，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

   6．查閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取或撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內(nèi)容，違者按有關(guān)規(guī)定追究當事人責(zé)任。

   三、檔案轉(zhuǎn)遞的要求

  （一）接到有關(guān)干部任免、人事調(diào)動、考研通知后應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)給新的檔案主管部門，個人聯(lián)系寄檔案一律不予受理。
      （二）轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

  （三）弄清檔案所屬人員的主管部門，保證干部人事檔案的準確轉(zhuǎn)遞。逾期一個月未退回回執(zhí)的，應(yīng)及時催要。

  （四）轉(zhuǎn)遞檔案必須按規(guī)定填寫“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，嚴格密封，加蓋密封章，辦理交接手續(xù)。轉(zhuǎn)遞須通過機要交通轉(zhuǎn)送或?qū)Ｈ怂腿。_保干部人事檔案在轉(zhuǎn)遞中的絕對安全，不得通過郵寄或交干部本人自帶。

  （五）及時催要轉(zhuǎn)入我校人員的檔案，接收檔案時認真檢查核對，不合規(guī)定的及時退回，缺少材料的迅速催補。因特殊情況無法調(diào)檔的，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，重新建檔。

  四、干部人事檔案工作人員職責(zé)

  （一）忠于職守，嚴格按檔案管理工作的各項規(guī)章制度辦事，維護干部人事檔案的真實性。

  （二）收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。

  （三）辦理干部人事檔案的查閱、借用、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計。

  （四）登記干部職務(wù)變動情況。

  （五）做好干部人事檔案的保管、保密和保護工作，確保干部人事檔案的完整與安全。

  （六）搞好干部人事檔案的基礎(chǔ)建設(shè)，促進干部人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。

  五、本規(guī)定自二○一○年四月起實行，由組織部負責(zé)解釋。