檔案室管理制度
檔案室管理制度包涵：檔案人員崗位責(zé)任制、文件材料收集歸檔制度、檔案移交制度、檔案保管制度、檔案查閱借閱利用制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案保密制度、檔案庫(kù)房管理制度、檔案鑒定與銷(xiāo)毀、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案整理制度、檔案數(shù)字化制度等。
檔案人員崗位責(zé)任制
　　一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《安徽省檔案條例》和有關(guān)檔案管理辦法等法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及本單位有關(guān)檔案管理制度。
　　二、負(fù)責(zé)本單位各職能部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案及有關(guān)資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作，并監(jiān)督、指導(dǎo)二級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案工作。
　　三、忠于職守，努力提高業(yè)務(wù)水平，做好檔案服務(wù)工作，為各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
　　四、做好本單位檔案保密、查借閱登記和庫(kù)房“九防”工作，確保檔案的完整與安全。
文件材料收集歸檔制度
　　一、收集歸檔范圍
　　本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級(jí)和下級(jí)送來(lái)的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報(bào)簿冊(cè)、書(shū)信、會(huì)議、電話記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求交本部門(mén)資料員或綜合檔案室歸檔。
　  二、歸檔份數(shù)
　　文書(shū)檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
　　三、歸檔時(shí)間和方法
　　(一)凡經(jīng)過(guò)打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書(shū)檔案員歸檔。
　　(二)凡各部門(mén)發(fā)出的文件，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
　　(三)一項(xiàng)工作已完成時(shí)(包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會(huì)議已結(jié)束，一個(gè)問(wèn)題已解決，一件案件已處理等)，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。
　　(四)外出開(kāi)會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)交由文書(shū)檔案員歸檔。
　　(五)年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、黨員、干部名冊(cè)，應(yīng)于翌年一月底前交文書(shū)檔案歸檔。
　　(六)每年的三月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門(mén)要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。
　　四、歸檔要求
　　(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦公室資料員收集全齊。
　　(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文一起歸檔。
　　(三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒(méi)有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒(méi)有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。
　  (四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫(xiě)上文字說(shuō)明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過(guò)初步整理，把同一具體問(wèn)題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
 
檔案移交制度
　　一、本單位形成的文件材料辦理完畢后，由辦公室集中收集，按時(shí)歸檔。
　　二、本單位各科室的文件材料，由各科室分別收集、整理、立卷，并于次年三月底前將案卷及目錄一并移交綜合檔案室歸檔；
　　三、移交檔案時(shí)，編制檔案移交清冊(cè)一式二份，交接雙方須在移交清冊(cè)上簽名分別保存，并當(dāng)場(chǎng)清點(diǎn)核對(duì)所移交檔案。
　　四、檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。
檔 案 保 管 制 度
　　一、本機(jī)關(guān)的全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有。
　　二、加強(qiáng)檔案室的管理，做好防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防污染等工作，并配備必要的保護(hù)設(shè)施設(shè)備。
　　三、定期對(duì)室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。
 
檔案查閱借閱利用制度
　　一、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案調(diào)閱室內(nèi)查閱。
　　二、因工作需要須借閱檔案，原則上只能在檔案調(diào)閱室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)一周。
　　三、外單位來(lái)查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門(mén)派人陪同，方可查閱。
　　四、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上涂畫(huà)，不準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。
　　五、查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。
　　六、借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)的有關(guān)條款追究責(zé)任。
 
檔案統(tǒng)計(jì)制度
　　一、對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況要登記，對(duì)檔案的構(gòu)成、檔案的利用、檔案機(jī)構(gòu)和人員等基本情況要進(jìn)行準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)。
　　二、統(tǒng)計(jì)工作要實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，做到數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)和偽造。
　　三、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要及時(shí)，要執(zhí)行《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》，用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行整理和分析研究，使之標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。
　　四、按照上級(jí)統(tǒng)一規(guī)定和要求，積極收集有關(guān)資料，搞好專(zhuān)門(mén)調(diào)查，認(rèn)真準(zhǔn)確填報(bào)工作中的各種統(tǒng)計(jì)表。
 
檔 案 保 密 制 度
　　一.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全和完整。
　　二、保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。
　　三、不準(zhǔn)私自或在無(wú)保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷(xiāo)毀國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
四、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。
　　五、不準(zhǔn)攜帶屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開(kāi)會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門(mén)審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專(zhuān)人保管。
　　六、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰?guó)家秘密。
　　七、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告。
　　八、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。
 
檔案鑒定銷(xiāo)毀制度
　　一、檔案鑒定必須在本單位檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組織下進(jìn)行。檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任和檔案人員組成。主要任務(wù)是確定和調(diào)整檔案密級(jí)，鑒定檔案價(jià)值。
　　二、檔案鑒定由有關(guān)人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行具體地分析和詳細(xì)審查，逐卷、逐份評(píng)定價(jià)值，并寫(xiě)出鑒定報(bào)告。
　　三、檔案銷(xiāo)毀，對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案由檔案人員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)鑒定小組審查簽署意見(jiàn)后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷(xiāo)毀。
　　四、嚴(yán)格辦理檔案銷(xiāo)毀手續(xù)，具體銷(xiāo)毀檔案時(shí)要有二人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，監(jiān)銷(xiāo)人須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名以示負(fù)責(zé)。
　　五、對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案必須化為紙槳或焚毀，不得出賣(mài)或作它用。
　
檔案庫(kù)房管理制度
　　一、檔案庫(kù)房是保管檔案的重要場(chǎng)所，檔案人員須做好庫(kù)房管理工作，保護(hù)檔案安全。庫(kù)房必須具備防盜、防火、防高溫、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防光、防鼠、防污染等安全措施。
　　二、每年清庫(kù)核查案卷一次，做到帳物相符，檔案人員變動(dòng)時(shí)要做好移交清點(diǎn)工作。
　　三、非檔案人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房，隨時(shí)注意庫(kù)房門(mén)窗安全，人走上鎖。
四、檔案庫(kù)房必須專(zhuān)門(mén)保存檔案、資料，其它物品一律不得入庫(kù)存放。
　　五、經(jīng)常測(cè)試庫(kù)內(nèi)溫濕度，并做好溫濕度記錄，使庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度符合規(guī)定要求。
　　六、庫(kù)房須保持清潔衛(wèi)生，檔案柜排列要整齊有序，檔案存放要科學(xué)和便于查找。
 
檔案工作責(zé)任追究制度
　　為強(qiáng)化檔案工作的控制措施和管理手段，有效地保護(hù)和利用檔案，確保檔案工作的整體質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，制定本制度。
　　一、未依法建立檔案機(jī)構(gòu)或者配備檔案人員，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，追究單位主要負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并接受同級(jí)或上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的處罰。
　　二、未依法對(duì)各種門(mén)類(lèi)、各種載體檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，追究分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人的責(zé)任，并接受同級(jí)或上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的處罰。
　　三、將公務(wù)活動(dòng)中的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料，據(jù)為已用或拒絕向檔案部門(mén)移交的，追究主管人員的直接責(zé)任，并限期改正，對(duì)限期內(nèi)不改正者，給予行政　處分，視情況給予經(jīng)濟(jì)處罰。
　　四、所保存的檔案存在安全隱患，知情而不采取有效保護(hù)措施的，追究主管負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任，并責(zé)令迅速采取有效挽救措施；造成檔案損毀的，視情節(jié)給予行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰。
　　五、玩忽職守造成檔案丟失、失密，追究相關(guān)人員的責(zé)任，給予行政處分，并依據(jù)檔案的價(jià)值，責(zé)令賠償損失。
　　六、擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所有檔案的，追究直接負(fù)責(zé)的主管人員或其他直接責(zé)任人的責(zé)任，給予行政處分。
　　七、涂改、偽造檔案的，追究直接責(zé)任人和相關(guān)人員的行政責(zé)任或經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
　　八、擅自出賣(mài)或轉(zhuǎn)讓檔案的，給予警告、罰款，并沒(méi)收非法所得。
　　九、不按規(guī)定辦理檔案登記，或不向檔案行政管理部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，追究主管負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任，責(zé)令限期改正。
 
檔案整理制度
　　一、 機(jī)關(guān)檔案室開(kāi)展檔案整理工作時(shí)須在整理室進(jìn)行，不得將檔案材料帶出室外。其整理質(zhì)量由檔案接收人負(fù)責(zé).
　　二、對(duì)移送整理的檔案要做好登記，做好標(biāo)識(shí)，存放有序，妥善保管，防止錯(cuò)裝或漏裝。對(duì)清理出的重復(fù)件等不需歸檔的各類(lèi)材料，需報(bào)經(jīng)單位檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組同意后，予以銷(xiāo)毀。
　　三、整理過(guò)程中，檔案材料一般不能借出，若有特殊原因需要借出，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并在借出登記表上記錄、簽字。
　　四、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件操作技術(shù)。
　　五、整理檔案做到分卷正確，卷內(nèi)材料排列有序，編號(hào)清楚，案卷題名正確，卷內(nèi)目錄無(wú)誤，裝訂整齊美觀，裝具整潔、符合標(biāo)準(zhǔn)。
　　六、逐年度按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理單位各種門(mén)類(lèi)檔案，做到無(wú)積壓、無(wú)拖延。
　　七、保持整理室內(nèi)清潔、整齊、干燥。室內(nèi)禁止吸煙，柜內(nèi)不得存放雜物，保證檔案材料安全。
　　八、愛(ài)護(hù)室內(nèi)裝備設(shè)備，下班要關(guān)好電器和門(mén)窗，發(fā)現(xiàn)安全隱患要及時(shí)處理或報(bào)告。
 
檔案數(shù)字化加工制度
　　一、機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)按照《全國(guó)檔案信息化實(shí)施綱要》要求，逐年度開(kāi)展檔案數(shù)字化錄入工作，做到無(wú)積壓、無(wú)拖延。
　　二、用于檔案數(shù)字化加工的計(jì)算機(jī)不得鏈接互聯(lián)網(wǎng)，不得使用u盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等非涉密移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，保證檔案數(shù)據(jù)的保密和安全。
　　三、數(shù)字化加工的場(chǎng)所應(yīng)安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，對(duì)數(shù)字化加工的全過(guò)程進(jìn)行視頻錄像，非工作人員不得進(jìn)入數(shù)字化加工室。
　　四、應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案出庫(kù)的管理，做好出庫(kù)檔案的交接手續(xù)，認(rèn)真填寫(xiě)出庫(kù)登記單，登記單應(yīng)有全宗號(hào)、案卷號(hào)、年度、頁(yè)數(shù)等重要信息。
　　五、對(duì)已裝訂的案卷進(jìn)行拆散時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案紙張的完整性，同時(shí)區(qū)分好平板掃描和高速掃描的紙張。
　　六、數(shù)字化加工人員應(yīng)做好分工，各負(fù)其責(zé)，認(rèn)真做好工作日志，如有人員發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)做好交接手續(xù)。
　　七、原則上應(yīng)首先對(duì)檔案原件開(kāi)展目錄數(shù)字化加工，其次再開(kāi)展全文數(shù)字化加工，最后將掃描的圖像一一掛接到各個(gè)檔案條目下。
　　八、對(duì)已掃描的檔案文件圖像應(yīng)開(kāi)展質(zhì)量檢查和圖像處理工作，模糊不清的圖像應(yīng)重新掃描，圖像傾斜的應(yīng)采取糾偏處理，圖像有污點(diǎn)的應(yīng)去污處理。
　　九、對(duì)已完成數(shù)字化加工的檔案條目和圖像，應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量控制和抽檢，抽檢率不低于5%。
　　十、對(duì)已完成數(shù)字化加工的檔案原件應(yīng)及時(shí)裝訂，以防原件紙張破損、丟失。對(duì)已破損的案卷封皮、案卷盒要及時(shí)予以更換。
　　十一、數(shù)字化加工完畢的檔案原件應(yīng)第一時(shí)間歸還入庫(kù)保管，并做好歸還登記手續(xù)。
　　十二、已形成的數(shù)字化加工檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)開(kāi)展備份工作，原則上應(yīng)刻錄成三份一次寫(xiě)光盤(pán)，一份查詢利用，一份交檔案室保存，一份備查。檔案室管理制度
檔案室管理制度包涵：檔案人員崗位責(zé)任制、文件材料收集歸檔制度、檔案移交制度、檔案保管制度、檔案查閱借閱利用制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案保密制度、檔案庫(kù)房管理制度、檔案鑒定與銷(xiāo)毀、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案整理制度、檔案數(shù)字化制度等。
檔案人員崗位責(zé)任制
　　一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《安徽省檔案條例》和有關(guān)檔案管理辦法等法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及本單位有關(guān)檔案管理制度。
　　二、負(fù)責(zé)本單位各職能部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案及有關(guān)資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作，并監(jiān)督、指導(dǎo)二級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案工作。
　　三、忠于職守，努力提高業(yè)務(wù)水平，做好檔案服務(wù)工作，為各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
　　四、做好本單位檔案保密、查借閱登記和庫(kù)房“九防”工作，確保檔案的完整與安全。
文件材料收集歸檔制度
　　一、收集歸檔范圍
　　本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級(jí)和下級(jí)送來(lái)的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報(bào)簿冊(cè)、書(shū)信、會(huì)議、電話記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求交本部門(mén)資料員或綜合檔案室歸檔。
　  二、歸檔份數(shù)
　　文書(shū)檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
　　三、歸檔時(shí)間和方法
　　(一)凡經(jīng)過(guò)打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書(shū)檔案員歸檔。
　　(二)凡各部門(mén)發(fā)出的文件，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
　　(三)一項(xiàng)工作已完成時(shí)(包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會(huì)議已結(jié)束，一個(gè)問(wèn)題已解決，一件案件已處理等)，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。
　　(四)外出開(kāi)會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)交由文書(shū)檔案員歸檔。
　　(五)年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、黨員、干部名冊(cè)，應(yīng)于翌年一月底前交文書(shū)檔案歸檔。
　　(六)每年的三月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門(mén)要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。
　　四、歸檔要求
　　(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦公室資料員收集全齊。
　　(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文一起歸檔。
　　(三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒(méi)有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒(méi)有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。
　  (四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫(xiě)上文字說(shuō)明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過(guò)初步整理，把同一具體問(wèn)題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
 
檔案移交制度
　　一、本單位形成的文件材料辦理完畢后，由辦公室集中收集，按時(shí)歸檔。
　　二、本單位各科室的文件材料，由各科室分別收集、整理、立卷，并于次年三月底前將案卷及目錄一并移交綜合檔案室歸檔；
　　三、移交檔案時(shí)，編制檔案移交清冊(cè)一式二份，交接雙方須在移交清冊(cè)上簽名分別保存，并當(dāng)場(chǎng)清點(diǎn)核對(duì)所移交檔案。
　　四、檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。
檔 案 保 管 制 度
　　一、本機(jī)關(guān)的全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有。
　　二、加強(qiáng)檔案室的管理，做好防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防污染等工作，并配備必要的保護(hù)設(shè)施設(shè)備。
　　三、定期對(duì)室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。
 
檔案查閱借閱利用制度
　　一、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案調(diào)閱室內(nèi)查閱。
　　二、因工作需要須借閱檔案，原則上只能在檔案調(diào)閱室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)一周。
　　三、外單位來(lái)查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門(mén)派人陪同，方可查閱。
　　四、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上涂畫(huà)，不準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。
　　五、查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。
　　六、借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)的有關(guān)條款追究責(zé)任。
 
檔案統(tǒng)計(jì)制度
　　一、對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況要登記，對(duì)檔案的構(gòu)成、檔案的利用、檔案機(jī)構(gòu)和人員等基本情況要進(jìn)行準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)。
　　二、統(tǒng)計(jì)工作要實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，做到數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)和偽造。
　　三、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要及時(shí)，要執(zhí)行《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》，用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行整理和分析研究，使之標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。
　　四、按照上級(jí)統(tǒng)一規(guī)定和要求，積極收集有關(guān)資料，搞好專(zhuān)門(mén)調(diào)查，認(rèn)真準(zhǔn)確填報(bào)工作中的各種統(tǒng)計(jì)表。
 
檔 案 保 密 制 度
　　一.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全和完整。
　　二、保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。
　　三、不準(zhǔn)私自或在無(wú)保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷(xiāo)毀國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
四、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。
　　五、不準(zhǔn)攜帶屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開(kāi)會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門(mén)審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專(zhuān)人保管。
　　六、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰?guó)家秘密。
　　七、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告。
　　八、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。
 
檔案鑒定銷(xiāo)毀制度
　　一、檔案鑒定必須在本單位檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組織下進(jìn)行。檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任和檔案人員組成。主要任務(wù)是確定和調(diào)整檔案密級(jí)，鑒定檔案價(jià)值。
　　二、檔案鑒定由有關(guān)人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行具體地分析和詳細(xì)審查，逐卷、逐份評(píng)定價(jià)值，并寫(xiě)出鑒定報(bào)告。
　　三、檔案銷(xiāo)毀，對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案由檔案人員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)鑒定小組審查簽署意見(jiàn)后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷(xiāo)毀。
　　四、嚴(yán)格辦理檔案銷(xiāo)毀手續(xù)，具體銷(xiāo)毀檔案時(shí)要有二人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，監(jiān)銷(xiāo)人須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名以示負(fù)責(zé)。
　　五、對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案必須化為紙槳或焚毀，不得出賣(mài)或作它用。
　
檔案庫(kù)房管理制度
　　一、檔案庫(kù)房是保管檔案的重要場(chǎng)所，檔案人員須做好庫(kù)房管理工作，保護(hù)檔案安全。庫(kù)房必須具備防盜、防火、防高溫、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防光、防鼠、防污染等安全措施。
　　二、每年清庫(kù)核查案卷一次，做到帳物相符，檔案人員變動(dòng)時(shí)要做好移交清點(diǎn)工作。
　　三、非檔案人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房，隨時(shí)注意庫(kù)房門(mén)窗安全，人走上鎖。
四、檔案庫(kù)房必須專(zhuān)門(mén)保存檔案、資料，其它物品一律不得入庫(kù)存放。
　　五、經(jīng)常測(cè)試庫(kù)內(nèi)溫濕度，并做好溫濕度記錄，使庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度符合規(guī)定要求。
　　六、庫(kù)房須保持清潔衛(wèi)生，檔案柜排列要整齊有序，檔案存放要科學(xué)和便于查找。
 
檔案工作責(zé)任追究制度
　　為強(qiáng)化檔案工作的控制措施和管理手段，有效地保護(hù)和利用檔案，確保檔案工作的整體質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，制定本制度。
　　一、未依法建立檔案機(jī)構(gòu)或者配備檔案人員，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，追究單位主要負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并接受同級(jí)或上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的處罰。
　　二、未依法對(duì)各種門(mén)類(lèi)、各種載體檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，追究分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人的責(zé)任，并接受同級(jí)或上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的處罰。
　　三、將公務(wù)活動(dòng)中的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料，據(jù)為已用或拒絕向檔案部門(mén)移交的，追究主管人員的直接責(zé)任，并限期改正，對(duì)限期內(nèi)不改正者，給予行政　處分，視情況給予經(jīng)濟(jì)處罰。
　　四、所保存的檔案存在安全隱患，知情而不采取有效保護(hù)措施的，追究主管負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任，并責(zé)令迅速采取有效挽救措施；造成檔案損毀的，視情節(jié)給予行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰。
　　五、玩忽職守造成檔案丟失、失密，追究相關(guān)人員的責(zé)任，給予行政處分，并依據(jù)檔案的價(jià)值，責(zé)令賠償損失。
　　六、擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所有檔案的，追究直接負(fù)責(zé)的主管人員或其他直接責(zé)任人的責(zé)任，給予行政處分。
　　七、涂改、偽造檔案的，追究直接責(zé)任人和相關(guān)人員的行政責(zé)任或經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
　　八、擅自出賣(mài)或轉(zhuǎn)讓檔案的，給予警告、罰款，并沒(méi)收非法所得。
　　九、不按規(guī)定辦理檔案登記，或不向檔案行政管理部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，追究主管負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任，責(zé)令限期改正。
 
檔案整理制度
　　一、 機(jī)關(guān)檔案室開(kāi)展檔案整理工作時(shí)須在整理室進(jìn)行，不得將檔案材料帶出室外。其整理質(zhì)量由檔案接收人負(fù)責(zé).
　　二、對(duì)移送整理的檔案要做好登記，做好標(biāo)識(shí)，存放有序，妥善保管，防止錯(cuò)裝或漏裝。對(duì)清理出的重復(fù)件等不需歸檔的各類(lèi)材料，需報(bào)經(jīng)單位檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組同意后，予以銷(xiāo)毀。
　　三、整理過(guò)程中，檔案材料一般不能借出，若有特殊原因需要借出，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并在借出登記表上記錄、簽字。
　　四、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件操作技術(shù)。
　　五、整理檔案做到分卷正確，卷內(nèi)材料排列有序，編號(hào)清楚，案卷題名正確，卷內(nèi)目錄無(wú)誤，裝訂整齊美觀，裝具整潔、符合標(biāo)準(zhǔn)。
　　六、逐年度按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理單位各種門(mén)類(lèi)檔案，做到無(wú)積壓、無(wú)拖延。
　　七、保持整理室內(nèi)清潔、整齊、干燥。室內(nèi)禁止吸煙，柜內(nèi)不得存放雜物，保證檔案材料安全。
　　八、愛(ài)護(hù)室內(nèi)裝備設(shè)備，下班要關(guān)好電器和門(mén)窗，發(fā)現(xiàn)安全隱患要及時(shí)處理或報(bào)告。
 
檔案數(shù)字化加工制度
　　一、機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)按照《全國(guó)檔案信息化實(shí)施綱要》要求，逐年度開(kāi)展檔案數(shù)字化錄入工作，做到無(wú)積壓、無(wú)拖延。
　　二、用于檔案數(shù)字化加工的計(jì)算機(jī)不得鏈接互聯(lián)網(wǎng)，不得使用u盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等非涉密移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，保證檔案數(shù)據(jù)的保密和安全。
　　三、數(shù)字化加工的場(chǎng)所應(yīng)安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，對(duì)數(shù)字化加工的全過(guò)程進(jìn)行視頻錄像，非工作人員不得進(jìn)入數(shù)字化加工室。
　　四、應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案出庫(kù)的管理，做好出庫(kù)檔案的交接手續(xù)，認(rèn)真填寫(xiě)出庫(kù)登記單，登記單應(yīng)有全宗號(hào)、案卷號(hào)、年度、頁(yè)數(shù)等重要信息。
　　五、對(duì)已裝訂的案卷進(jìn)行拆散時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案紙張的完整性，同時(shí)區(qū)分好平板掃描和高速掃描的紙張。
　　六、數(shù)字化加工人員應(yīng)做好分工，各負(fù)其責(zé)，認(rèn)真做好工作日志，如有人員發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)做好交接手續(xù)。
　　七、原則上應(yīng)首先對(duì)檔案原件開(kāi)展目錄數(shù)字化加工，其次再開(kāi)展全文數(shù)字化加工，最后將掃描的圖像一一掛接到各個(gè)檔案條目下。
　　八、對(duì)已掃描的檔案文件圖像應(yīng)開(kāi)展質(zhì)量檢查和圖像處理工作，模糊不清的圖像應(yīng)重新掃描，圖像傾斜的應(yīng)采取糾偏處理，圖像有污點(diǎn)的應(yīng)去污處理。
　　九、對(duì)已完成數(shù)字化加工的檔案條目和圖像，應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量控制和抽檢，抽檢率不低于5%。
　　十、對(duì)已完成數(shù)字化加工的檔案原件應(yīng)及時(shí)裝訂，以防原件紙張破損、丟失。對(duì)已破損的案卷封皮、案卷盒要及時(shí)予以更換。
　　十一、數(shù)字化加工完畢的檔案原件應(yīng)第一時(shí)間歸還入庫(kù)保管，并做好歸還登記手續(xù)。
　　十二、已形成的數(shù)字化加工檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)開(kāi)展備份工作，原則上應(yīng)刻錄成三份一次寫(xiě)光盤(pán)，一份查詢利用，一份交檔案室保存，一份備查。